Recentelijk heb ik een uitvoeringsorganisatie van een Pensioenfonds geholpen bij het zetten van de eerste stappen richting het werken met Enterprise Architectuur. Op basis o.a. deze ervaringen besloot ik een blog te schrijven waarom Enterprise Architectuur de komende tijd zeer belangrijk kan worden voor pensioenfondsen. Het toepassen van Enterprise Architectuur kan pensioenfondsen helpen om voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen en hierbij een extra voorsprong te krijgen op concurrenten.

Door het versterkte toezicht van de afgelopen tijd door DNB en de vele herstelplannen die op dit moment in uitvoering zijn, is de focus van pensioenfondsen sterk gericht op risico reductie. Zo moeten processen ISAE 3402 gecertificeerd worden en worden risico analyses uitgevoerd op de gebruikte applicaties en techniek. Allemaal acties die bijdragen aan een gedegen uitvoering  van vermogensbeheer en pensioenbeheer processen, maar ook een aanpak welke zeer eenzijdig is.  Sterk geredeneerd vanuit zaken die nu niet goed zijn. Wat ik hierbij mis zijn de zaken waar een pensioenfonds sterk in wil zijn, zowel nu als in de toekomst.

De onderstaande figuur geeft mijn visie weer op de plaats waar Enterprise Architectuur een rol speelt in de organisatie.

In de figuur wordt het negenvlak model van Maes weergegeven. Dit model onderscheid 3 besturingsdomeinen (Business, Informatievoorziening en ICT) en een drietal besturingsniveaus zoals we die kennen (Strategisch, Tactisch en Operationeel). Bij Pensioenfondsen is de nadruk op dit moment sterk gericht op toezicht op het Inrichting niveau (tactisch) van de besturing. Aan de Business kant is dit de compliance van ISAE 3402 en aan de Informatievoorziening kant zijn dit risico analyses die daar worden uitgevoerd. Tegelijkertijd worden er mondjesmaat bedrijfsplannen en informatie beleidsplannen opgesteld om te kijken waar de organisatie heen dient te gaan.

Verbindende schakel
De factor welke als verbindende schakel kan dienen om al deze gebieden in samenhang te beheersen is Enterprise Architectuur. Op basis van strategische plannen, wordt een samenhangend bestemmingsplan ontwikkeld voor de gehele organisatie, waarin processen, producten, applicaties en techniek in samenhang worden bekeken. Enterprise Architectuur zorgt hierbij voor inzichtelijke modellen waarmee sturing door het management mogelijk is, maar ook voor samen afgesproken principes waaraan projecten zich dienen te houden, zodat alle nieuwe ontwikkelingen direct goed en beheerst kunnen verlopen. Een goed voorbeeld hierbij is de ontwikkeling dat er steeds meer behoefte ontstaat bij deelnemers van pensioenfondsen om inzicht te krijgen in hun specifieke situatie, maar ook om mogelijkheden door te kunnen rekenen rondom pensioenoplossingen. Prioriteitstelling op deze klantprocessen, zorgt voor een verhoogde prioriteit bij de ontwikkeling van de website van het pensioenfonds. Dit is echter vaak minder eenvoudig dan gedacht. Een uitvoeringsorganisatie kan kiezen voor een externe beheerde site (of gedeelte ervan), gegeven van de deelnemers dienen up to date te zijn en te raadplegen op de site, wat de nodige integratie problematiek en beveiligingsproblematiek met zich meebrengt en de servers waar alles op draait moeten uiteraard goed beveiligd zijn en vormen wellicht onderdeel van een (private) cloud. Kortom een de samenhang tussen processen, applicaties en techniek op basis van een ontwikkeling in de markt dient in samenhang te worden bekeken.

Uit mijn praktijk heb ik gemerkt dat het heel eenvoudig is om eerste stappen te zetten met de implementatie van Enterprise Architectuur bij een Pensioenfonds, waarbij direct ook veel toegevoegde waarde gecreëerd kan worden. Ik onderscheid een 3-tal stappen.

Inzicht in de huidige situatie
Het in kaart brengen van de huidige situatie rondom processen, applicaties en techniek is in mijn ervaring zeer waardevol gebleken. Processen die waren vastgelegd conform ISAE 3402, bleken in de praktijk toch niet zo volledig als gedacht. Het gestructureerd volgens Archimate (modelleertaal voor Architectuur) vastleggen van de product- en procesarchitectuur gaf direct toegevoegde waarde bij de identificatie van nieuwe processen en ook input voor het management team om hun eigen Operating Model af te stemmen en te bespreken.

Daarnaast gaf inzage in de applicatie architectuur direct input voor extra noodzakelijke risicoanalyses. Zowel voor applicaties die nog niet waren geïdentificeerd, als ook voor de veelheid van informatiestromen tussen de applicaties. Het voordeel dat Enterprise Architectuur biedt door te focussen op samenhang, kwam hierbij goed naar voren.

Visie op de toekomst
De volgende stap is het inbrengen van visie in de Enterprise Architectuur. Dit brengt met zich mee dat er duidelijkheid dient te ontstaan over de ontwikkelingen waar een Pensioenfonds voor staat, en de wijze waarop hier meer omgegaan zal worden in de komende jaren. Nieuwe wetgeving op pensioengebied is uiteraard een belangrijke input hierbij, maar ook nieuwe producten die een pensioenfonds wil gaan aanbieden voor andere verzekeringen, zoals Zorg. Een andere tendens is de verdergaande concentratie van uitvoeringsorganisaties, waar een pensioenfonds beter goed op voorbereid kan zijn dan zich dit te laten overkomen. Kortom, in de visie fase dient een echt bestemmingsplan opgesteld te worden waarin de richting welke een pensioenfonds op wil, wordt vertaald naar een bestemmingsplan van producten, processen, applicaties en techniek.

Sturen
Enterprise Architectuur is in wezen een besturingsinstrument voor het management. Op het moment dat het bestemmingsplan is opgetekend, kan er ook daadwerkelijke gestuurd worden. Dit sturen is mogelijk aan de hand van afgesproken architectuurprincipes. Deze kunnen door management teams van uitvoeringsorganisaties en de besturen van pensioenfondsen worden vastgesteld, en vervolgens kunnen ze daar op sturen.

Een architectuurprincipe geeft pas waarde op het moment dat ook beschreven wordt Waarom dit een belangrijk principe is en wat de consequenties van dit principe zijn. Een voorbeeld van een architectuur principe bij een uitvoeringsorganisatie is de volgende:

Architectuurprincipe: Snelle en kwalitatief goede Integrale Management Informatie
Toelichting	De uitvoeringsorganisatie dient snel en kwalitatief goede Integrale Management Informatie te voorzien aan hun klant het Pensioenfonds, de toezichthouder DNB, als ook de interne organisatie. De informatie moet snel en zonder fouten op te leveren zijn
Rationale	Gezien de steeds sterker wordende  toezichtfunctie op pensioenfondsen dient de management informatie snel opgeleverd worden met 0% fouten. Daarnaast verwachten pensioenfondsen een steeds betere dienstverlening op dit vlak, gezien de eisen die aan hun worden gesteld.
Consequenties	Het proces van opstellen van management informatie dient zo min mogelijk handmatige bewerkingen te ondergaan. Management informatie moet zoveel mogelijk geautomatiseerd uit brongegevens van de administratiesystemen worden afgeleid. Applicatie overstijgende rapportages voor sturing en verantwoording wordt ondersteund vanuit een centrale rapportagevoorziening

Met de modellen van het bestemmingsplan in de hand en de principes vastgesteld, kan een pensioenfonds vervolgens een projectenportfolio opstellen voor de komende jaren. Hiermee kan gericht gewerkt worden aan het bereiken van de eigen doelstellingen, binnen de afgesproken kaders (principes).

Pensioenfondsen met Enterprise Architectuur de toekomst in

Enterprise Architectuur wordt een besturingsinstrument, wanneer deze projectportfolio regulier wordt doorgenomen en er ook rapportages worden opgesteld, waarin de samenhang tussen projecten inzichtelijk wordt weergegeven. Management kan dan besluiten nemen over nieuwe principes, afwijken van huidige principes, schuiven van prioriteiten ed. Enterprise Architectuur wordt een normaal onderdeel van de bedrijfsvoering welke zorgt voor samenhang, maar bovenal zorgt voor een stuk toekomstgerichtheid waarmee Pensioenfondsen een duidelijke toegevoegde waarde kunnen behalen. Een beetje minder de focus op wat er allemaal fout kan gaan in de huidige situatie, en een beetje meer wat er allemaal goed kan gaan in de toekomst.

Volgende blog
In een volgende blog wil ik stilstaan bij de 5 belangrijkste ontwikkelingen die ik zie voor Pensioenfondsen en de wijze waarop het gebruiken van Enterprise Architectuur daar toegevoegde waarde kan bieden.